Pengertian Laporan dan Jenis-Jenis Laporan

Pengertian laporan adalah dokumen berisi informasi yang dibuat dengan bentuk narasi, grafik, atau tabel, disiapkan secara periodik, teratur, atau ketika dibutuhkan. Laporan bisa merujuk pada periode, event, atau kejadian spesifik dan bisa dikomunikasikan atau dipresentasikan dalam bentuk tulisan maupun lisan.

Jenis-jenis laporan

Laporan bisa dibagi menjadi beberapa kategori berikut ini:

Laporan formal atau informal

Photo credit: Google

Laporan formal dibuat dengan terstruktur, menekankan objektivitas, berisi banyak detail, dan ditulis dengan gaya yang meniadakan unsur personal. Laporan informal biasanya berupa pesan pendek dengan bahasa yang alami dan kasual. Memo internal bisa digolongkan sebagai laporan informal.

Laporan pendek atau panjang

Ini bisa jadi klasifikasi yang membingungkan. Memo satu halaman jelas pendek dan laporan 20 halaman sudah pasti panjang. Tapi dimana pembagian yang jelas? Ingat ketika laporan punya isi yang lebih panjang, maka masuk kategori laporan formal.

Laporan informasi atau analisa

Photo credit: Google

Laporan informasi (laporan tahunan, laporan keuangan bulanan, dan laporan kehadiran personil) membawa informasi dari satu area organisasi ke yang lain. Laporan analisa (riset ilmiah, misalnya) menyajikan usaha untuk memecahkan masalah.

Laporan proposal

Proposal adalah variasi dari laporan untuk menyelesaikan masalah (problem solving). Proposal adalah dokumen yang disiapkan untuk menggambarkan bagaimana satu organisasi bisa memenuhi kebutuhan orang lain.

Baca juga  Lirik Lagu Daerah Sumatera Utara Yang Populer

Laporan vertikal atau lateral

Photo credit: Google

Klasifikasi ini merujuk pada arah kemana laporan diberikan. Laporan hirarki yang ditujukan ke atas atau ke bawah disebut laporan vertikal. Sedang laporan lateral, membantu koordinasi dalam organisasi. Laporan antara unit di tingkat yang sama seperti departemen produksi dan finance, disebut laporan lateral.

Laporan internal atau eksternal

Laporan internal terjadi di dalam organisasi. Laporan eksternal, seperti laporan tahunan perusahaan, disiapkan untuk didistribusikan ke luar organisasi.

Laporan periodik

Photo credit: Google

Laporan periodik dikeluarkan pada jadwal yang teratur. Biasanya diarahkan ke atas dan menjadi kontrol manajemen. Bentuk yang dicetak dari komputer bertujuan untuk keseragaman pada laporan periodik.

Laporan fungsional

Klasifikasi ini mencakup laporan akunting, laporan marketing, laporan keuangan, dan variasi laporan lain berdasarkan penggunaan laporan. Hampir semua laporan bisa disertakan di kategori ini. Dan satu laporan bisa mencakup beberapa klasifikasi.

Meski belum ada kesepakatan umum tentang klasifikasi universal laporan, kategori laporan di atas cukup umum berlaku.

Jenis laporan berdasarkan formatnya

Photo credit: Google

Laporan juga diklasifikasikan berdasarkan formatnya. Berikut ini klasifikasinya, dan kadang ini bisa tumpang-tindih dengan yang telah dijelaskan di atas.

Laporan bentuk reprinted

Biasanya untuk laporan “mengisi bagian yang kosong”. Biasanya laporan ini pendek, sekitar 5 halaman atau lebih sedikit dan berisi informasi rutin, utamanya informasi numerik. Gunakan format ini ketika diminta oleh orang yang punya otoritas terhadap laporan ini.

Surat

Photo credit: Google

Biasanya untuk laporan dengan 5 halaman atau kurang yang diarahkan ke luar. Laporan ini mencakup semua bagian normal dari surat, tapi bisa juga punya heading, catatan kaki, tabel dan gambar. Kata ganti orang digunakan di jenis laporan ini.

Memo

Photo credit: Google

Biasanya memo merupakan laporan informal yang pendek (kurang dari 10 halaman) dan didistribusikan di dalam organisasi. Format memo menggunakan “tanggal,” “kepada,” “dari,” dan “subjek.” Seperti laporan yang lebih panjang, sering  kali memo disertai bantuan visual. Memo melebihi 10 halaman kadang dianggap sebagai laporan memo untuk membedakan dengan bentuk yang lebih pendek.

Baca juga  Aneka Resep Puding Susu Dengan Berbagai Topping

Manuskrip

Laporan yang terdiri dari beberapa halaman hingga ratusan halaman yang membutuhkan pendekatan formal. Laporan pada format manuskrip membutuhkan lebih banyak elemen sebelum dan setelah teks laporan.

Kelebihan dan kekurangan dari laporan

Photo credit: Google

Laporan bisnis digunakan sebagai alat untuk mencari solusi masalah dan untuk membantu dalam membuat keputusan.

Kelebihan dari laporan antara lain:

  • Memonitor operasional. Melalui laporan prosedur operasional sebuah organisasi atau perusahaan bisa dimonitor.
  • Mengontrol. Manajer sering menggunakan laporan untuk mengontrol operasi dan mengambil tindakan.
  • Memandu keputusan. Laporan penelitian dan laporan troubleshooting membantu manajemen dalam membuat keputusan.
  • Motivasi bagi pegawai. Saat ini manajer HRD menggunakan laporan investigasi untuk menilai perilaku pegawai. Dalam hal ini laporan digunakan untuk memotivasi pegawai.
  • Evaluasi performa. Performa pegawai bisa juga dievaluasi melalui laporan.
  • Evaluasi proposal investasi. Keuntungan besar lain dari laporan bisnis adalah proposal investasi bisa dievaluasi melalui laporan.

Kekurangan laporan

Photo credit: Google

Tidak diragukan lagi kalau laporan dalam bisnis jadi alat bermanfaat bagi eksekutif. Selain keuntungannya, laporan juga ada kekurangannya, antara lain:

  • Memakan waktu
  • Mahal
  • Kadang implementasi dari rekomendasi laporan tidak realistis
  • Laporan yang sifatnya teknis tidak mudah dipahami

Kesalahan dalam penulisan laporan

Anda bisa  membuat laporan dengan lebih baik dengan mempelajari beberapa kesalahan dalam penulisan laporan berikut ini:

Kesalahan dalam ejaan, penggunaan tanda baca, dan kesalahan tata bahasa

Photo credit: Google

Sebisa mungkin hindari semua kesalahan ini. Kesalahan semacam ini membuat pembaca bertanya-tanya seberapa besar perhatian Anda terhadap laporan yang Anda tulis. Baca secara keseluruhan. Cek dan cek kembali, lalu minta seorang teman untuk mengecek ulang. Kadang orang lain bisa melihat kesalahan yang tidak Anda sadari.

Kata-kata yang panjang

Photo credit: Google

Penggunaan kata-kata yang panjang bukan tanda intelektualitas dan pembaca Anda sangat sibuk untuk menghabiskan waktu membaca laporan. Siapa yang mau menerjemahkan kata dan frase rumit sebelum bisa mulai memahami pesan utama laporan? Buat laporan dengan jelas. Buat semuanya simpel dan langsung pada inti.

Baca juga  Pengertian Integrasi Sistem dan Kenapa Integrasi Sistem Dianggap Penting

Kalimat kompleks

Photo credit: Google

Pembaca laporan kadang harus mengerjakan hal lain, jadi bantu mereka dengan menghindari kalimat rumit yang panjang yang harus mereka baca ulang. Tulis kalimat yang jelas dan langsung, dan hindari tanda baca yang tidak perlu.

Tinggalkan komentar